英国雇主使用 SMS 系统全指南：新增员工、报告变更、分配 CoS

一、SMS 权限介绍：谁可以做什么？

在获得英国工签担保牌照后，UKVI 会为雇主开通 SMS 账号。系统用户按角色分为：

1. Authorising Officer（AO）

• 最高责任人，但不一定每天登录操作

• 负责整体担保合规策略

• 有权批准谁可以成为 Level 1 User

• 是 UKVI 眼中“对担保负责”的第一责任人

2. Level 1 User

日常实际操作人，可以：

• 创建、分配 CoS

• 报告员工变更

• 更新公司信息（部分）

一般由 HR 或负责人担任。

3. Level 2 User（如有设置）

权限受限，通常只能：

• 查看记录

• 在限定范围内处理部分操作

实务建议：

• 至少设置 2 个 Level 1 User，避免单一账号离职、休假导致系统“瘫痪”。

• AO 不宜完全“名义挂靠”，应清楚了解 SMS 里都在做什么。

二、如何在 SMS 中创建 CoS？

不同情形下的 CoS 操作略有不同，但基本逻辑一致。

1. 确认使用哪种 CoS 类型

• 境外申请人 → Defined CoS

• 境内转换/延签（如学生转工签）→ Undefined CoS

英国工作签证担保牌照的获批信通常会明确提示：

境内申请使用的 CoS 不得用于境外申请。

若类型搞错，是典型的高风险操作。

2. 创建 CoS 的基本步骤

以常见情形为例（已拥有相应配额或已获批 Defined CoS）：

1. 登录 SMS → 选择 “Create and assign a Certificate of Sponsorship”

2. 选择正确的签证类别（如 Skilled Worker）

3. 填写/确认候选人信息：

   • 姓名、出生日期、国籍

   • 护照信息

4. 填写职位信息：

   • 职位名称

   • SOC Code

   • 工作地点

   • 职责简介（与 JD 保持一致）

5. 填写薪资信息：

   • 年薪金额

   • 工作时长（Full-time / Part-time）

   • 是否符合工资门槛与 Going Rate

6. 勾选“是否为符合要求的 Skilled Worker”等相关选项

7. 核对信息后，确认并分配 CoS，将 CoS reference number 提供给候选人，用于其递交签证申请

核心原则：
在点击 “Assign” 之前，必须逐项检查，无误才可确认。

三、如何在 SMS 中报告员工变更？（及 CoS 类型发错的处理风险）

英国工作签证担保牌照的合规义务之一，就是在 10 个工作日内 通过 SMS 报告变更。操作路径一般为：

1. 登录 SMS

2. 找到相关员工的 CoS 记录或 “Workers” 页面

3. 选择 “Report migrant activity” 或类似选项

根据情形选择：

• 离职（ceased employment）

• 未报到（does not start）

• 职责变化

• 工作地点变化

• 工资变化

填写说明并提交。

常见需要报告的事项包括：

• 员工未按计划日期入职

• 员工提前离职/被解雇

• 员工从 A 岗转为 B 岗

• 工资涨薪或调整结构

• 公司地址或实际工作地点变更

关于：CoS 类型发错 & “switch liable” 风险

如果发生以下情况，属于严重错误：

• 本应为境外申请人使用 Defined CoS，却使用了 Undefined CoS

• 用“境内 CoS”发给境外申请人

• 用错误 CoS 类型申请了不应申请的路径

后果可能包括：

• 该员工签证被拒

• UKVI 认为雇主“不会正确使用系统”

• 触发合规审查

• 在严重情况下，英国工作签证担保牌照被降级甚至暂停

此类问题一般需要：

• 立即在 SMS 中作出更正（如可能）

• 通过说明信向 UKVI 解释

• 后续由律师协助进行风险控制及补救

关键点：
CoS 类型错用属于 Sponsor 自身责任（liable），不会因为“不懂”而被豁免。

如长期不登录查看，极易错过关键信息。

小结：SMS 用得好，牌照才稳

对于已经取得 英国工签牌照 的企业来说：

SMS 是“担保牌照的大脑”，CoS 是“给员工用的心脏”。

AO & Level 1 User 是“操作的人”，需要确保：

• 权限设置合理

• CoS 类型使用正确

• 变更按时报告

• 避免常见操作错误

欢迎咨询我们，以确保在 UKVI 的合规体系中维持一个“低风险”的形象，长期稳妥地使用工签牌照。