英国担保证书 CoS 与雇主担保管理系统 SMS 的核心操作与合规要点

一、担保证书 CoS：从“那一串号码”到整个签证结构的中枢

很多人以为 CoS 就是一串编号，付了费，在系统里点一下“Assign”就完事。到了 2025 年，这种想法已经不安全。对 Skilled Worker 路线来说，每一张 CoS 都是在向内政部做一次“完整陈述”：这个岗位是什么、工资多少、在哪工作、为什么需要人、雇主是谁。任何一个环节写错，后面签证、续签甚至雇主担保牌照都会被一起拖下水。

1. CoS 是什么：不是纸质“担保信”，而是一份电子承诺书

官方定义里，担保证书（Certificate of Sponsorship，CoS）是担保雇主在雇主担保管理系统（SMS）中生成的一条电子记录，内含一串唯一的 CoS 号码。申请人在线递交工作签证时，需要输入这串号码；签证官则会在后台调取整份 CoS 记录，与申请材料逐项比对。

对雇主而言，每一张 CoS 都是一份“正式承诺”：

• 承诺岗位真实存在，并符合 Skilled Worker 的职位与技能要求；

• 承诺工资真实支付、达到 Appendix Skilled Worker 的门槛；

• 承诺承担应由雇主负担的 CoS 费用及移民技术附加费（Immigration Skills Charge）；

• 承诺在雇佣期间履行持牌雇主的报告与记录义务。

对申请人来说，CoS 决定了整份签证申请的“骨架”：

• 申请表中的职位名称、SOC 代码、合同期限、工作地点、年薪、周工时，都必须与 CoS 完全一致；

• 未来五年内的续签、换雇主、永居申请，都会被拿来和当年的 CoS 做纵向比对。

因此，CoS 从来不是“帮某人出个号码”，而是一个高度标准化、可追溯的合规文件。

2. 两种 CoS：Defined 与 Undefined，2025 年仍然是关键分界

截至 2025 年，Skilled Worker 路线的 CoS 仍然分为两类：Defined CoS 和 Undefined CoS。最新赞助人指引明确了其用途和错误后果：

• Defined CoS：专门用于境外首次申请英国工作签证的申请人。雇主必须通过 SMS 分案申请，由内政部逐份审批。

• Undefined CoS：用于境内转换、续签，或其他需要担保的路线（例如部分 Global Business Mobility 路线）。雇主按年度获批一个“配额”，可在一年内自行分配。

实务中最常见的踩雷场景有三类：

1. 本应使用 Defined CoS 的境外申请人，被错误分配了 Undefined CoS。
   结果：申请直接被拒，雇主被打入“高风险”，严重时牌照被降级。

2. 在申请 Defined CoS 时“随意填”岗位信息，审批通过后改主意想换岗位或调薪，但没有重新申请。
   结果：签证官比对申请表与原始 Defined CoS 记录时发现不一致，认为岗位不真实或信息有误。

3. 把 Undefined CoS 当成“万能券”，给不符合 Skilled Worker 条件的岗位或人员使用。
   结果：如果被抽查或遭举报，内政部会从整批 CoS 中抽样，问题一旦集中，就会从“个案问题”升级为“担保系统问题”。

对计划在英国设立公司、担保华人管理层或技术骨干的投资者来说，最稳妥的做法是：

• 一开始就形成书面的“CoS 类型判断规则”：境外一律先申请 Defined，境内转换、延长优先用 Undefined；

• 为 HR 或合规负责人提供专门的 CoS 规则培训，避免“习惯性点错”；

• 对每一张 Defined CoS 留存完整操作记录与审批意见，以备内部复盘和外部审计。

Jurify 在为中小企业设计流程时，通常会用一张简单的决策树，把“申请人在哪”“当前身份是什么”“岗位是否首次担保”等条件可视化，让一线 HR 不需要每次都去翻厚厚的政策指引。

3. CoS 费用与成本：2025 年起每份 525 英镑，不得转嫁给员工

从 2025 年 4 月 9 日起，Skilled Worker 路线的 CoS 费用从 239 英镑上调至 525 英镑，涨幅约 120%。

更关键的是，2024 年底起，政策明确要求：

• 对 2024 年 12 月 31 日之后分配的 CoS，雇主不得直接或间接向被担保员工收回 CoS 费用或相关行政成本；

• 不得通过工资扣减、培训协议、“离职赔偿签证费协议”等方式变相转嫁。

结合最新 CoS 费用和移民技术附加费（Immigration Skills Charge）结构，对中小企业和初创公司而言，一名员工背后往往是：

• 雇主担保牌照申请费 + 年度 CoS 配额管理成本；

• 每次分配 CoS 的 525 英镑；

• 整个签证期内按年数计算的移民技术附加费；

• 再叠加雇主国民保险、培训成本和 HR 合规管理成本。

这也是为什么在前几篇文章中反复强调：
引进海外员工不是“帮忙办个签证”，而是企业在人力战略上的中长期投资。

Jurify 通常会为雇主做一份“单人总成本测算”，把 CoS、ISC、HR 管理、律师费用全部折算到每年、每月，让老板在做决策时有一张清晰的“成本—收益”对照表，而不是只看到工资这一项。

4. 细节决定成败：一张 CoS 上最常出错的项目

从实务经验看，导致拒签或补料的 CoS 错误，集中在以下几个位置：

• SOC 代码选错，岗位标题和实际职责与代码附表不匹配；

• 工资金额达标，但工时填写过低，折算成“每年工资 / 每周工时”后时薪不达标；

• 工作地点不一致，例如合同写伦敦，CoS 写“多地”，申请表又写在家办公；

• 开始日期与申请时间不合理：CoS 已签发超过 3 个月才递交签证，或开始日期早于签证预期获批时间；

• 之前有过拒签或补料，但在新 CoS 的“附加说明”里没有对历史情况做任何解释。

对华人企业来说，语言与系统操作的双重门槛，更容易在这些细节上吃亏。很常见的情形是：真正懂政策的人不进 SMS，真正进 SMS 点按钮的人没时间读政策。

Jurify 的典型做法是：

• 为企业指定一名“CoS 审核窗口”，在 HR 把草稿填好后，由我们或企业内部合格人员进行二次审查；

• 把常用 CoS 数据项整理成“标准答案清单”，例如某一类岗位的 SOC 代码、最低工资、标准工时、常规工作地点选项；

• 对历史上出过错的 CoS 做一次回顾，梳理共性问题，避免在后续年度重复踩雷。

二、雇主担保管理系统 SMS：从“登录交任务”到企业级合规中枢

很多企业对雇主担保管理系统（Sponsor Management System，SMS）的理解，停留在“偶尔上去分配一下 CoS”“到期续牌点两下”。2025 年更新的 SMS 用户手册已经把它定位为“管理全部担保义务的主要工具”：每一次登录、每一次操作、每一条备注，都会成为内政部审视你是否合规的直接证据。

1. SMS 的角色：担保牌照“神经中枢”，而不是独立的小系统

从最新的官方手册和多家专业机构的总结来看，2025 年的 SMS 可以概括为三大功能板块：

• 牌照管理：

  • 更新企业关键信息（公司名称、注册地址、股权结构变化、并购与重组）；

  • 更新关键岗位人员（Authorising Officer、Key Contact、Level 1/2 User）；

  • 调整 PAYE 参考号、年度 CoS 配额、增加新的担保路线等。

• 员工管理：

  • 申请、分配和撤销 CoS；

  • 报告员工的工作地点变更、岗位内容变更、工资调整、长期无薪休假、提前离职等情况；

  • 查看历史操作记录和当前担保员工列表。

• 风控与审计：

  • 接收内政部通过系统发布的提醒和通知；

  • 留存所有对外申请、变更、撤销操作的时间戳和用户信息，作为合规审查证据。

对持有担保牌照的华人企业主来说，一个现实问题是：
当企业发展到一定规模，真正每天碰 SMS 的人，很可能是 HR 或行政，而不是老板本人；但一旦操作出错，追责对象却永远是“持牌雇主”。

因此，在 Jurify 的项目中，SMS 不再被看作一个“不可见的小后台”，而是企业合规架构的一部分：需与 HR 系统、财务系统、管理层决策流程一起设计。

2. 使用 SMS 的三个关键“习惯”

从 2025 年更新的手册和合规案例来看，内政部越来越看重的不是“偶尔一次性的错误”，而是雇主是否养成了几项良好习惯：

第一，任何关键变化先想一想“要不要进 SMS 报告”
例如：

• 更换 Authorising Officer 或 Key Contact；

• 公司被收购、股权结构变动、业务主体迁移；

• 新增或关闭某个办公地点；

• 计划大幅调整某位持工签员工的岗位、地点或工资。

即便政策没有要求“每一项都必须上报”，真正合规的做法是：
先按政策判断是否构成“变更情况”，能报则报，不能报也要在内部记录里写明“不报的法律依据”。

第二，所有 SMS 操作要有内部审批与备份
许多牌照被降级的案例，根本原因不是“有人故意造假”，而是：

• 某位临时 Level 1 用户误操作撤销了 CoS，而没有任何审批记录；

• 某次变更申请被系统退回，但没人跟进补交材料，直到内政部抽查时才发现“状态一直是挂起”。

稳妥的做法包括：

• 规定只有经过培训并通过内部测试的 Level 1 用户才有权进行关键操作；

• 所有重要变更（特别是 licence details change、overseas linked entity、新增路线等）必须有书面审批；

• 每次提交后保存系统生成的提交表（submission sheet），与支持文件一起归档。

第三，定期“对账”：CoS、合同、HR 系统、工资单要互相说得通
内政部的合规访问往往是这样进行的：随机抽几名持工签员工，让雇主出示：

• 当年的 CoS；

• 现行劳动合同；

• 过去 3–12 个月的工资单和 PAYE 记录；

• 员工的实际工作地点、岗位说明、考勤与绩效记录。

如果四套记录互相矛盾，例如：

• CoS 写伦敦办公室，员工实际常年在曼彻斯特工作；

• CoS 写年薪 45,000 英镑，工资单显示过去半年都只有 38,000 英镑水平；

• 合同中岗位已经从工程师变成销售经理，却从未在 SMS 里报告岗位变更；

那么在审计官眼里，这已经不是“小错误”，而是担保体系整体不可信。

Jurify 在为企业做“年检式体检”时，往往会选取几名代表性员工，逐项对比 CoS、合同、HR 和薪酬数据，列出“差异清单”，然后帮助雇主通过补报、内部调整等方式，把这些差异控制在可解释范围内。

3. 华人企业最常见的三个 SMS 误区

结合近几年在华人企业中的观察，最容易出现的 SMS 使用误区主要集中在三点：

一，老板“只管业务”，完全不过问 SMS
结果是：

• 真正掌握政策的人没有操作权限；

• 真正有权限的人没有时间读政策。
  一旦发生合规调查，老板往往才第一次看到 SMS 截图。

二，把 SMS 当成“一次性系统”，只在申请和续牌时用
比如：

• 员工离职只是在人事系统里标记，却忘记在 SMS 里报告“end of sponsorship”；

• 员工工资调整只告诉财务，不在 CoS 记录和 SMS 报告中反映。

三，忽视内政部通过 SMS 发出的提醒
最新手册强调：官方通知、警告、要求补交资料，常常通过系统消息发出。如果没有建立“定期登录查看”的机制，很容易错过时限，导致牌照被降级或自动失效。

Jurify 通常建议：

• 为 SMS 设置固定的“每周例行检查”，不依赖个人记忆；

• 把 SMS 登录权限与岗位绑定，而不是和某个个人邮箱、生意伙伴强绑定；

• 建立“外部合规顾问 + 内部 HR/法务”的双轨结构，让企业在业务扩张的同时，合规系统能同步升级。

4. Jurify 英国法律管家在 CoS 与 SMS 上可以提供的支持

对准备来英国投资设立公司的华人老板、已经持牌但缺乏内部合规能力的中小企业，Jurify 英国法律管家可以提供：

• CoS 结构设计：协助选择正确的 CoS 类型（Defined / Undefined），匹配岗位与 SOC 代码，设计符合 Skilled Worker 最新工资和技能要求的职位说明；

• CoS 审核与问题修复：在 HR 拟稿的基础上进行法律审查，对历史错误 CoS 提供修复和解释方案；

• SMS 使用架构搭建：根据 2025 年最新手册，帮助企业梳理内部角色分工、审批流程、文档留存和日常检查机制；

• 年度“健康检查”：抽样检查企业现有 CoS 与员工合同、薪酬记录和实际工作安排，出具合规风险清单和整改建议；

• 身份规划衔接：将企业的 CoS 使用计划与老板个人及家庭的中长期身份路线（五年工签永居、十年长期居留、未来 Earned Settlement 等）放在同一张时间轴中统筹考虑。

如果计划用英国公司承载家族资产配置、子女教育和全球化业务布局，CoS 和 SMS 就不再是零散的行政动作，而是整个身份与商业规划中的基础设施。通过 Jurify 的系统化设计，可以减少很多本可避免的错误，让资源真正花在业务和家庭成长本身。